Podľa § 145 ods. 1 Zákonníka práce je každý zamestnávateľ povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce a to podľa osobitného predpisu, ktorým je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.
Zákon o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb (§ 1 ods. 1 a 2).
Zákon o cestovných náhradách rozlišuje náhrady, ktoré majú pre zamestnanca nárokový charakter a náhrady, ktoré majú nenárokový (fakultatívny) charakter.
Nárokové cestovné náhrady je zamestnávateľ po splnení podmienok ustanovených v zákone o cestovných náhradách povinný zamestnancovi poskytnúť.. Podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok.
Nenárokové cestovné náhrady sú upravené v zákone o cestovných náhradách a na rozdiel od nárokových cestovných náhrad zamestnávateľ nie je povinný ich zamestnancovi poskytovať. Ich poskytovanie je založené na dohode
- zamestnávateľa a zamestnanca v pracovnej zmluve alebo inej písomnej dohode, alebo
- zamestnávateľa a odborovej organizácie, t. j. ich poskytovanie je dohodnuté v kolektívnej zmluve alebo
- ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa (napr. na základe vnútorného predpisu).
Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú pre neho zdaniteľným príjmom.
Právne úkony, pri ktorých sa poskytujú cestovné náhrady
- pracovná cesta (tuzemská pracovná cesta, zahraničná pracovná cesta),
- dočasné pridelenie zamestnanca na výkon práce k inej fyzickej osobe alebo právnickej osobe
(ďalej lem „dočasné pridelenie“),
- vyslanie zamestnanca do členského štátu Európskej únie (ďalej len „vyslanie do štátu EÚ“),
- vznik pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu
(ďalej len „vznik pracovného pomeru“),
- výkon práce v zahraničí,
- cesta v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných zmien do miesta pravidelného
pracoviska a späť (ďalej len “cesta mimo rozvrhu pracovnej zmeny“).
Okruh osôb, ktorým sa poskytujú cestovné náhrady
- zamestnanci v pracovnom pomere (§ 11 Zákonníka práce) alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak osobitný
predpis neustanovuje inak (zákon o štátnej službe v znení neskorších predpisov),
- členovia družstiev, ak podľa stanov podmienkou členstva je aj pracovný vzťah,
- fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o
práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti,
dohoda o brigádnickej práci študentov – IX. časť Zákonníka práce),
- osoby, o ktorých to ustanovuje priamo zákon o cestovných náhradách (napr. zahraniční zamestnanci, ktorí vykonávajú
pracovné cesty u slovenského zamestnávateľa na základe dohody o vzájomnej výmen zamestnancov - § 16, rodinným
príslušníkom zamestnanca, ktorý má podľa pracovnej zmluvy výkon práce v zahraničí – IV. časť),
- osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis (napr. starostovia miest a obci, poslanci obecného zastupiteľstva,
predseda vyššieho územného celku, poslanci vyššieho územného celku, audítori, daňoví poradcovia a pod.),
- osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v
pracovnoprávnom vzťahu (člen predstavenstva, člen dozornej rady, člen správnej rady, člen poradného orgánu, člen
koordinačného orgánu, konateľ spoločnosti a pod.)
- osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe
v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté
(napr. dobrovoľníci v občianskych združeniach).